Многие самозанятые думают что достаточно чека из «Мой налог» — и документооборот закрыт. Это не совсем так. Разбираем когда нужен акт выполненных работ, что в нём писать и как правильно подписать дистанционно.
Чек vs акт: в чём разница
Чек из приложения «Мой налог» — это налоговый документ. Он подтверждает что вы получили деньги и заплатили с них налог. Это аналог кассового чека.
Акт выполненных работ — это первичный бухгалтерский документ. Он подтверждает что работа выполнена, заказчик её принял и претензий нет. Это совершенно разные документы с разными функциями.
Для бухгалтерии заказчика-юрлица нужны оба: чек (налоговый учёт) и акт (подтверждение факта услуги для списания расхода). Без акта расход может не пройти проверку.
Когда акт обязателен
Закон о самозанятых не требует акта в обязательном порядке. Но на практике он нужен в большинстве случаев:
- Заказчик — юридическое лицо или ИП: их бухгалтерия требует акт для принятия расхода
- В договоре прописано составление акта — тогда это обязательное условие
- Сумма договора крупная — без акта сложно защититься при споре
- Услуга оказывается в несколько этапов — акт фиксирует каждый
- Вы хотите зафиксировать что заказчик принял работу без претензий
Что писать в акте
Акт должен содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»):
- Наименование документа и его номер
- Дата составления
- Наименование сторон (ФИО самозанятого + название или ФИО заказчика)
- Содержание хозяйственной операции — что именно было сделано
- Объём и единица измерения (часы, штуки, страницы, проекты)
- Стоимость в рублях
- Подписи обеих сторон
Пишите конкретно: не «оказание дизайнерских услуг», а «разработка логотипа в 3 вариантах, 3 итерации правок, передача исходников в форматах AI и PNG». Чем конкретнее — тем меньше поводов для споров.
Как подписать акт дистанционно
Большинство самозанятых работают удалённо. Есть несколько законных способов подписать акт без личной встречи:
- ЭДО (электронный документооборот) — Диадок, СБИС, Контур: юридически равнозначен бумажному
- Квалифицированная ЭЦП — оформить можно в МФЦ, стоит от 1500 руб./год
- Сканирование с подписью — отправить по email, получить скан обратно, оригиналы почтой
- Dealzy — подписание встроено в платформу
Закрепите в договоре способ обмена документами: «Стороны договорились об обмене документами в электронном виде по email. Скан-копия имеет силу оригинала до получения оригинала почтой».
Что делать если заказчик не подписывает акт
Это частая ситуация — заказчик пропал, игнорирует, или не хочет подписывать по каким-то причинам. Алгоритм действий:
- Направить акт заказным письмом с уведомлением на юридический адрес
- В договоре должен быть пункт: «Если в течение 5 рабочих дней заказчик не подписал акт и не направил мотивированный отказ — услуга считается принятой»
- При наличии такого условия — отказ от подписи не имеет значения
- Сохраните уведомление о доставке письма — это будет доказательством в суде
Итог
Акт выполненных работ — страховка для обеих сторон. Для заказчика это закрытие расхода в бухгалтерии. Для вас — доказательство что работа принята и претензий нет. Оформляйте акт всегда при работе с юрлицами, и при крупных суммах с физлицами.