Выставить счёт правильно — значит получить деньги быстро и без вопросов от бухгалтерии заказчика. Рассказываем что писать в счёте, нужна ли печать, и как не допустить ошибок из-за которых платёж задержится.
Что такое счёт на оплату и зачем он нужен
Счёт на оплату — это документ-запрос, в котором вы сообщаете заказчику сколько и куда перечислить деньги. Он содержит ваши банковские реквизиты, перечень услуг и итоговую сумму.
Счёт не является юридически обязывающим документом — он не заменяет договор. Но он необходим для безналичной оплаты, особенно если заказчик — юридическое лицо.
Самозанятые дополнительно к счёту обязаны выдать чек из приложения «Мой налог» после получения оплаты. Счёт без чека — неполный пакет документов для юрлица.
Что обязательно указать в счёте
Строгой формы счёта нет — закон не предъявляет жёстких требований. Но без этих реквизитов бухгалтерия заказчика не сможет провести платёж:
- Ваши реквизиты: ФИО или название, ИНН, расчётный счёт, БИК, название банка, корр. счёт
- Реквизиты заказчика: название, ИНН, КПП (для юрлиц)
- Номер и дата счёта
- Перечень услуг/товаров: наименование, количество, цена за единицу, сумма
- НДС: укажите «Без НДС» если вы на УСН, НПД или ПСН
- Итоговая сумма цифрами и прописью
- Срок оплаты
Нужна ли печать и подпись на счёте
Для ИП — печать не обязательна с 2015 года. Достаточно подписи. Если у вас нет печати — просто подпишите счёт и отправьте.
Для ООО — печать также не обязательна по закону, но некоторые компании требуют её внутренними регламентами.
Самозанятые (физлица) — достаточно указать статус «Плательщик НПД» и ИНН. Подпись опциональна, так как главным документом является чек.
Даже если вы отправляете счёт по email без подписи — это нормально. Важно что в нём правильные реквизиты. Электронный счёт с правильными данными бухгалтерия принимает без проблем.
Пошаговая инструкция: как выставить счёт
Простой алгоритм для тех кто делает это впервые:
- Шаг 1: Откройте шаблон счёта в Dealzy
- Шаг 2: Заполните ваши реквизиты (сохранятся на следующий раз)
- Шаг 3: Укажите реквизиты заказчика
- Шаг 4: Перечислите услуги с ценами
- Шаг 5: Укажите номер счёта (начните с №1, нумеруйте последовательно) и дату
- Шаг 6: Скачайте PDF и отправьте заказчику по email или мессенджеру
- Шаг 7: После получения оплаты — выдайте чек (самозанятые) или закройте акт
Частые ошибки при выставлении счёта
Из-за этих ошибок платёж может задержаться на несколько дней:
- Неверный БИК или расчётный счёт — деньги уйдут не туда или вернутся
- Нет КПП у заказчика-юрлица — бухгалтерия не сможет провести платёж
- Написано «НДС 20%» у ИП на УСН — налоговая потребует его уплатить
- Нет срока оплаты — деньги могут тянуть неопределённо долго
- Формулировка услуги не совпадает с договором — создаёт вопросы при аудите
Итог
Правильный счёт — это 5 минут работы которые экономят несколько дней ожидания. Сохраните шаблон с вашими реквизитами один раз и переиспользуйте его для каждого нового заказчика. В Dealzy реквизиты сохраняются в профиле и подставляются автоматически.