Открыли ИП и не понимаете какие документы нужны при работе с клиентами? Договор, счёт, акт, накладная, чек — в чём разница и что из этого обязательно? Разбираем полный набор документов для разных ситуаций.
Базовый комплект документов ИП
Для большинства ИП на УСН стандартный документооборот с клиентами выглядит так:
- Договор — фиксирует условия сотрудничества (обязателен при суммах от 10 000 руб.)
- Счёт — запрос на оплату с вашими реквизитами
- Акт выполненных работ — подтверждение что работа выполнена и принята
- Кассовый чек — при наличных расчётах (нужен кассовый аппарат)
ИП на УСН без сотрудников и без наличных расчётов могут работать вообще без кассы. Основные документы — договор, счёт, акт.
Когда нужен договор, а когда можно без него
По закону письменный договор обязателен при сделках между организациями и когда сумма превышает 10 000 рублей (ст. 161 ГК РФ). На практике лучше оформлять договор всегда — это защита при споре.
Можно работать без письменного договора если: • Сумма меньше 10 000 рублей • Клиент физлицо и вы оба доверяете ситуации • Работа одноразовая и незначительная
Но помните: без договора доказать что-либо в суде практически невозможно.
Счёт: когда нужен и что в нём писать
Счёт нужен для безналичной оплаты — бухгалтерия заказчика-юрлица без счёта не проведёт платёж. Для физлиц счёт опционален.
В счёте должны быть: ваши реквизиты (р/с, БИК, ИНН), реквизиты заказчика, перечень услуг, сумма, срок оплаты. Один счёт — одна оплата.
Акт: обязателен ли для ИП
Акт выполненных работ не является обязательным по закону для ИП на УСН. Но: • Заказчики-юрлица требуют акт для бухгалтерии • Акт защищает вас при споре («работа принята, претензий нет») • Без акта сложно доказать что задание выполнено
Практика: оформляйте акт всегда при работе с юрлицами и при крупных суммах с физлицами.
Составляйте акт в 2 экземплярах. Один остаётся у вас, один у заказчика. Если отправляете по email — сохраните отправленный вариант.
Касса и чеки: когда нужны
С 2021 года большинство ИП обязаны применять онлайн-кассу при приёме наличных и оплате картой «в моменте» (через POS-терминал).
Освобождены от кассы: • ИП без сотрудников, продающие товары собственного производства — до 01.07.2026 • ИП без наличных расчётов (только безнал на р/с) • ИП на ПСН в определённых видах деятельности
- Оплата на расчётный счёт ИП — чек не нужен
- Оплата наличными или картой через терминал — нужен кассовый чек
- Оплата через СБП (QR) — нужен чек если вы не освобождены
Хранение документов
ИП обязан хранить первичные документы не менее 4 лет. Налоговая может запросить документы за последние 3 года.
Что хранить: • Договоры и акты • Счета и счета-фактуры • Банковские выписки • Кассовые документы • Документы подтверждающие расходы (если учитываете расходы)
Итог
Для начинающего ИП минимальный набор: договор + счёт + акт. Всё остальное добавляется по мере роста. Dealzy помогает быстро создавать все эти документы из готовых шаблонов — без бухгалтера и юриста.